Methode der allmählichen Präzisierung
Die akademische Freiheit verlangt ein großes Maß an Eigeninitiative und Selbstdisziplin. Man plant daher lang-, mittel- und kurzfristig und entwickelt lang-, mittel- und kurzfristige Zeitpläne nach der Methode der allmählichen Präzisierung.
Definieren Sie zu Semesterbeginn Ihre Ziele für die bevorstehenden Monate. Wie viele Lehrveranstaltungen und Prüfungen möchten Sie am Ende des Semesters positiv absolviert haben, welche privaten Ziele wollen Sie im selben Zeitraum erreicht haben? Achten Sie darauf, dass Ihre Zielsetzungen realistisch bleiben und richten Sie Ihr Handeln auf die Zielerreichung aus. Ratsam ist es, die Semesterziele nochmals in kurzfristige Wochen- und mittelfristige Monatsziele zu unterteilen und sich für die einzelnen Perioden Arbeitspläne zu erstellen.
Bei der langfristigen Zeitplanung legt man zunächst die fernen Ziele fest, zum Beispiel die 1. Diplomprüfung. Die Fernziele sind allerdings soweit entfernt, daß man sie nur über Zwischenziele erreichen kann, die man durch mittelfristige Planungen festlegen muß. Während man langfristigen Ziele in der Regel nur grob zu strukturieren vermag, kannst man über mittelfristigen Ziele schon genauere Angaben machen. Die kurzfristigen Pläne enthalten dann ganz genaue Angaben darüber, welche Aufgaben man in welcher Reihenfolge mit welchem Zeitaufwand angehen will. So erhältst man von der Grobzielplanung zur Feinzielplanung eine allmähliche Präzisierung und Konkretisierung der Arbeitsaufgaben und Zeitpläne. Dieses stepwise refinement bringt eine Reihe von Vorteilen:
- Man setzt die knappe Ressource Zeit ökonomisch ein.
- Man intensiviert die Lernphasen.
- Durch Erreichen von Zwischenzielen verschaffst man sich Erfolgserlebnisse und damit neue Motivation!
- Durch eine geplante Arbeitsverteilung milderst man Stresssituationen, vor allem vor Prüfungen.
- Durch Zeit- und Aufgabenplanung stellst man sicher, rechtzeitig die notwendigen Arbeitsmaterialien zur Verfügung zu haben.
- Die Zeitplanung erfordert zwar Zeitaufwand, sie erspart aber die dauernden zeitfressenden Überlegungen, welche Aufgaben und Tätigkeiten man in welcher Reihenfolge ausführen will.
- Planung schafft Freiräume für Freizeit ohne Reue!
Bei besonders komplexen und umfangreichen Aufgaben hilft die Mikroaufgaben-Methode,
bei der man sein gesamtes Projekt in kleine Aufgaben zerlegt und zwar
möglichst von Anfang bis zum Ende. Besonders das Ende zumindest vor dem
geistigen Auge sehen zu können ist aus motivationalen Gründen wichtig.
Eine solche Planung oder Aufteilung eines umfangreichen Projekts in
Mikroaufgaben benötigt durchaus einige Zeit, die letztlich jedoch sehr
effektiv ist, denn kleine Schritte sind einfacher zu bewältigen und
geben häufiger das Gefühl, einen Schritt weitergekommen zu sein.
Typische Mikroaufgaben können innerhalb von weniger als 30 Minuten erledigt werden, wobei es sich dabei um sehr genau umschriebene Aufgaben handelt.
Einteilung in Aufgabenklassen
Es ist möglich, die Aufgaben in vier unterschiedliche Klassen zu unterteilen: A, B, C und D.
- A: Aufgaben, die wichtig UND dringend sind
- B: Aufgaben, die wichtig, im Moment aber nicht dringend sind (werden sie aber vernachlässigt, können sie leicht zu A-Aufgaben werden: z.B.: Sie haben seit längerer Zeit Magendrücken und haben vor, zum Arzt zu gehen - wenn Sie akute Schmerzen bekommen, wird der Arztgang eine dringende Aufgabe)
- C: Aufgaben, die dringend, längerfristig aber nicht wichtig sind (Zu dieser Aufgabenklasse gehören typische Alltagsaufgaben wie Aufräumen, Einkaufen, etc.)
- D: Aufgaben, die nicht wichtig und nicht dringend sind (aber eventuell Freude bereiten - es entsteht aber kein Schaden, wenn sie nicht erledigt werden)
Bei der Zeitplanung ist es hilfreich, die genannten Aufgabenklassen zu bilden und die Aufgaben dann in einer bestimmten Reihenfolge zu erledigen:
- A-Aufgaben zuerst, dann, soviel wie möglich, B-Aufgaben
- C-Aufgaben entweder an andere delegieren oder ein System erarbeiten, durch die diese Routine- und Alltagsaufgaben effizient und schnell erledigt werden können
- D-Aufgaben entweder bewußt streichen oder deren Ausführung bewußt genießen
Für einen sinnvollen Zeitplan benötigt man Termine. Man wählt aber die Zeit für das Erledigen der Aufgabe nicht zu knapp, da sonst der Zeitplan bei Zeitverzug völlig durcheinander gerät. Zu Beginn wird man sich mit der Zeiteinteilung oft verschätzen. Dabei ist es wichtig, aus den Fehleinschätzungen für die Zukunft zu lernen. Im Zweifelsfall ist es sinnvoller, mehr Zeit einzukalkulieren. Wichtig ist es, in den Zeitplan Pufferzeiten einzubauen, da man immer damit rechnen muß, bei der Erledigung der Aufgaben unterbrochen zu werden.
Am Ende jeden Tages wird der Tagesplan überprüft und Aufgaben, die nicht erledigt werden konnten, werden in den Tagesplan des nächsten Tages übertragen. Es ist wichtig, daß man aus Fehlplanungen zu lernen versucht. Es ist nicht möglich, alles perfekt zu planen. Man versucht, die Ursache für die Fehlplanung zu ergründen, damit der Zeitplan in Zukunft verbessert werden kann.
Es ist wichtig, flexibel mit der Planung umzugehen. Ein Plan dient immer als Orientierungshilfe und als Hilfe zum Nachdenken darüber, was wichtig ist und was an einem anderen Tag erledigt werden kann. Wenn unvorhersehbare Dinge eintreten, paßt man den Plan flexibel den neuen Umständen an.
Es bleibt letztlich jedem natürlich selbst überlassen, wie genau er oder sie plant. Der eine macht das alles im Kopf und nur ungefähr, der andere plant ziemlich genau und schreibt sich alles auf. Allerdings verfügt man an einem Tag nur über ein begrenztes Leistungsvermögen, die Effizienz der Arbeit richtet sich nach dem Wachheitsgrad und verschiedene Tätigkeiten verlangen verschiedene Wachheitsgrade.
Es sei nochmals darauf hingewiesen, daß man seine Pläne, wie detailiert sie auch sein mögen, stets anpassen sollte, da sich Ziele selbst ändern können oder auch die für die einzelnen Phasen angesetzte Zeit sich als zu hoch oder zu niedrig herausstellen kann. Pläne seind keine starren Instrumente, sondern sollten flexibel gehandhabt werden!
Zur Bewertung der Zeitplanung sind folgenden Fragen nützlich:
- Entspricht die Zeiteinteilung meinen Vorstellungen?
- Entspricht der Zeitaufwand für die einzelnen Tätigkeiten ihrer Wichtigkeit?
- Ist der Zeitaufwand den Tätigkeiten angemessen?
- Stehen Arbeitsphasen, Pausen und Freizeit in einem richtigen Verhältnis zueinander und folgen sie sinnvoll aufeinander?
- Ist der Zeitplan ausreichend flexibel und realistisch?
- Gewinne ich durch die Zeitplanung befriedigende Arbeitsergebnisse und arbeitsfreie Freizeitphasen?
- Wende ich zur Arbeitsbewältigung geeignete Arbeitsmethoden an?
Wichtig ist auch die Berücksichtigung physiologisch bedingter Schwankungen im Tagesrhythmus!
Selbstorganisation statt Zeitmanagement
Michael Kastner meint hingegen, dass Zeitmanagement Unsinn wäre, denn man könne nicht die Zeit managen sondern nur dein Verhalten. Ralf Senftleben nennt daher in seinen "Zeit zu leben-News" einige Prinzipien zur erfolgreichen Selbstorganisation:
- Schriftlichkeit: Schreibe alle Aufgaben auf, denn das Aufschreiben entlastet meinen Kopf und verhindert, dass ich etwas vergesse (gilt auch für Ideen). Schriftlichkeit ist der Kern jeder Selbstorganisation.
- Regelmäßigkeit: Selbstorganisation funktioniert nur, wenn ich sie regelmäßig betreibe. (Ist das eine Binsenweisheit? Wenn ja, warum scheitern denn die meisten an diesem Punkt?)
- Einfachheit: Je einfacher meine Art der Selbstorganisation ist, desto eher überlebt sie auch stressige Phasen und desto eher wird sie zur Routine und Gewohnheit. Eine einfache Aufgabenliste, die ich täglich benutze, ist besser als ein ausgefeiltes Planungs-System, das ich in der ersten Stressphase nicht mehr benutze, weil es zu aufwändig ist.
- Passgenauigkeit: Ich wähle eine Organisationsmethode und Organisationswerkzeuge (PDA, Zeitplanbuch, Klemmbrett, etc.), die am ehesten zu meinen Vorlieben und zu meiner Persönlichkeit passen. Es gibt nicht die Methode für alle, deswegen muss ich mir meine Methode selbst konstruieren.
- Training: Auch Selbstorganisation muss geübt und trainiert werden. Klavierspielen lernt man nicht durch das Lesen eines Buchs und indem man sich vornimmt, jeden Tag Klavier zu spielen. Wieso sollte man Selbstorganisation durch ein Buch und einen Vorsatz lernen können. Auch Selbstorganisation lernt man nur, indem man es übt, schaut wo es hakt und so lange Kleinigkeiten verbessert, bis man eine Methode hat, die für sich selbst gut funktioniert.
Warum Schriftlichkeit bei der Selbstorganisation?
Man braucht keine Angst mehr zu haben, etwas zu vergessen, denn diese Pläne werden zum besten Gedächtnis, allerdings nur, wenn man die Pläne und Listen regelmäßig durchgeht. Aufschreiben entlastet den Kopf, denn wenn man etwas aufschreibt, kann das Gehirn diese Sache für eine Weile loslassen und sich auf etwas anderes konzentrieren. Schriftlichkeit führt dazu, dass Gedankenspiralen und endloses Grübeln unterbrochen werden. Aufschreiben macht Aufgaben und Ideen letztlich verbindlicher, denn das Denken mit dem Stift lässt weniger Raum für innere Ablenkungen und Tagträumereien. Aufgeschriebenes kann auch besser an Dritte weitergeben werden, etwa bei Arbeiten in einer Gruppe. Durch Aufschreiben und Planen von Aufgaben verhindert man Doppelarbeit und unnötige Fehler. Siehe im Detail Schriftlichkeit
Inhaltsverzeichnis dieses Lerntipps
| Warum Zeitmanagement? Was spricht dafür? Was dagegen? |
Zeitmanagement? Wie betreibt man es? |
Die Methoden Präzisierung Aufgabenklassen Schriftlichkeit |
Tagesrhythmus und wie man ihn berücksichtigt - Tipps aus der Praxis! |
Überblick über die Lerntipps
Student sein :: Zeitmanagement :: Arbeitsplatzgestaltung :: Konzentration :: Stressbewältigung :: Wiss. Schreiben :: Schreibblockaden :: Lernmotivation :: Arbeit in Gruppen :: Mitschrift :: Podcasting :: Die 5-Schritte Methode :: Prüfungsvorbereitung
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